Imprezy firmowe, eventy, bankiety i gale – savoir vivre od strony gospodarza

W dzisiejszych czasach imprezy firmowe, integracyjne, eventy czy też uroczyste bankiety oraz gale to wydarzenia bardzo często organizowane zarówno przez duże, jak i małe firmy. Przyjęcia takie mają różne założenia, najpopularniejsze to:

• integracja pracowników i klientów,
• uczczenie jakieś ważnego wydarzenia, np rocznicy działalności firmy,
• kwestie biznesowe – podziękowanie i utrzymanie lub wręcz pogłębienie więzi zarówno z pracownikami, jak przede wszystkim klientami, wspólnikami czy też inwestorami,
• przekonanie do firmy nowych klientów, inwestorów,
• zaprezentowanie nowych produktów, usług, rozwiązań
• popularność, prestiż, promocja firmy lub marki.

W zależności od charakteru imprezy, przyjmują one różne formy – od luźnych imprez przy ognisku, po dużych rozmiarów, eleganckie, czasami wręcz wystawne przyjęcia, o których piszą nie tylko lokalne gazety czy też serwisy internetowe.

Niezależnie od stylu imprezy ważne, aby została zaplanowana od a do z, a organizacja zapięta na ostatni guzik, gdyż może to mieć wpływ na późniejsze relacje, szczególnie te biznesowe oraz wpływające na wizerunek firmy. Musimy przewidzieć różne scenariusze i mieć zawsze plan awaryjny, jak wybrnąć z twarzą z danej opresji. Ważne przy tego typu imprezach jest także trzymanie się etykiety i zasad Savoir vivre dobrego gospodarza. I właśnie o tym będzie dzisiejszy tekst.

Na samym początku powinniśmy zdecydować jaki jest cel imprezy, ilu gości zamierzamy zaprosić, gdzie chcielibyśmy aby przyjęcie się odbyło – czy np. specjalnym w namiocie eventowym, a może w restauracji, czy zdecydujemy się na Dj, czy jednak dobry zespół, który będzie zabawiał gości… Kwestii dotyczących samej organizacji jest bardzo dużo, ale to nie o tym będzie dzisiejszy artykuł. W dzisiejszym tekście chcielibyśmy bardziej zwrócić uwagę na to, jak zaproszonych gości przywitać i ugościć oraz to jak się na takiej imprezie zachować, aby nie zaliczyć jakiejś gafy, która będzie odbijać się czkawką przy każdym wspomnieniu.

1. Zaproszenie

W pierwszej kolejności musimy oczywiście zaprosić gości, bo bez nich impreza się nie odbędzie 🙂 W dobrym guście jest wysłanie – wręczenie zaproszeń pisemnych, w których powinno się umieścić takie informacje jak:

• imię i nazwisko, firma zapraszającego,
• imię i nazwisko osoby zapraszanej,
• informacja o osobie towarzyszącej – czy jest możliwość przyjścia z osobą towarzyszącą, czy jest to impreza tylko dla pracowników,
• miejsce w którym odbędzie się impreza (jeżeli będzie to impreza w plenerze, np. pod namiotami eventowymi – powinno się to zaznaczyć w zaproszeniu),
• datę i godzinę zaproszenia,
• cel imprezy (okazja, z powodu której impreza się odbywa),
• jaki strój obowiązuje na imprezie,
• potwierdzenie udziału bądź nie do wskazanego dnia. informacja ta jest istotna, ponieważ będziemy wiedzieli ilu gości przyjdzie, ma to znaczenie nie tylko pod kątem przygotowania sali czy też namiotu, ale także tego ile  będziemy musieli wypożyczyć krzeseł, stołów, zastawy także pod kątem cateringu, całej załogi obsługującej imprezę oraz tego jak usadzić gości.

Należy pamiętać o tym, że gospodarz nigdy nie powinien spóźnić się na imprezę, powinien być zawsze przynajmniej 15 minut przed czasem, tak aby przywitać gości w swoim i pracowników imieniu. Wyrażamy w ten sposób gościom szacunek i dziękujemy za ich przybycie.

W sytuacji gdy jest to impreza większego kalibru – gospodarz może nie dać rady wszystkich osobiście przywitać, zagadać i chociaż przez chwilę dotrzymać towarzystwa. Wtedy rolę współgospodarzy pełnią pracownicy, którzy powinni m.in. wskazać gościom stolik, wymienić kilka uprzejmości, kontrolować czy niczego im nie brakuje, dotrzymać towarzystwa szczególnie tym klientom, z którymi współpracują i tym, którzy przyszli sami – bez osoby towarzyszącej.

2. Usadzenie gości

Ważną kwestią jest także przemyślane i odpowiednie usadzenie zaproszonych gości przy stole. Powinni oni zajmować najlepsze miejsca, tak żeby dobrze widzieć nie tylko scenę, ale również całą salę. Ważne aby sadzać kobiety i mężczyzn naprzemiennie. Ten sam sposób sadzania powinien być identyczny w przypadku, gdy organizujemy imprezę dla pracowników firmy i jej klientów tak, aby to właśnie pracownicy zajmowali się gośćmi a nie sobą nawzajem.

Jeżeli zapraszamy gości z osobami towarzyszącymi, posadźmy ich obok siebie – w Polsce tak już się przyjęło, do tego jesteśmy przyzwyczajeni, więc lepiej aby tak zostało. Podczas usadzania gości powinniśmy pamiętać o stanowiskach i tytułach zawodowych – uogólniając im ważniejsza persona, tym bliżej gospodarza imprezy powinna siedzieć.

Jeżeli wiemy, że na imprezie będą osoby, które z jakiś powodów nie przepadają za sobą, starajmy się je dyskretnie oddzielić, a przynajmniej nie sadzać ich przy tym samym stoliku.

Aby nie wprowadzać zamieszania, dobrze jest przygotować cały plan usadowienia gości, ułożyć na stołach winietki oraz planszę przy wejściu, która poinformuje gości, do którego stolika mają się udać.

Jak już wszyscy zasiedli do stołu, podczas podawania posiłków, to właśnie gospodarz powinien zostać obsłużony na samym końcu. Jeżeli chodzi o rozmowy, gospodarz i pracownicy powinni rozmawiać z klientami, którzy siedzą przy tym samym stoliku lub w przypadku stołów prostokątnych długich – z osobami siedzącymi obok lub na przeciwko. Źle odbierane jest zagadywanie – przekrzykiwanie się do osób siedzących w dalszej odległości lub wtrącanie się do rozmowy, którą prowadzi szef z i jego gośćmi.

3. Umiar

Zachowanie umiaru to klucz do sukcesu. Na tego typu imprezie powinniśmy zachować go praktycznie na każdej płaszczyźnie, zaczynając od jedzenia i pica w szczególności, na zachowaniu kończąc. Gospodarz powinien zadbać o dobry nastrój lecz nie powinien robić z siebie wodzireja lub przysłowiowego clowna. Nie chodzi o to, żeby chodził ponury, nie tańczył i nie bawił się z uczestnikami imprezy, ale ma to robić z klasą. Umiar powinien zachować także w towarzystwie kobiet, nie narzucając się im ani filtrując z nimi.

4. Dobre maniery

Jak w każdym momencie życia, tak i tutaj ważne są dobre maniery. Pamiętajmy o tej zasadzie, że gospodarz dba o wszystkich gości, z kolei mężczyźni uczestniczący w imprezie o kobiety. Jeżeli podchodzimy do stolika, w którym nie znamy gości – należy im się przedstawić z imienia i nazwiska, jeżeli jesteśmy pracownikiem firmy także z tytułu lub zajmowanego w firmie stanowiska.

Z reguły takie eventy firmowe, to okazja nie tylko do dobrej zabawy. Imprezy takie mają być również okazją do wzmacniania więzi zarówno z klientami, jak i pracownikami, które mają służyć pogłębianiu kontaktów biznesowych. Jednak mimo to, podczas kolacji nie powinno rozmawiać się o pracy lub tematach zawodowych, chyba że to właśnie klient jako pierwszy poruszy ten temat. Moment kiedy serwowana jest kawa i słodkie poczęstunki jest już znacznie bardziej odpowiedni, aby porozmawiać o sprawach zawodowych, firmie, współpracy i tego typu tematach.

Generalnie przyjmuje się, że nie powinno się rozmawiać w trakcie jedzenia. Jednak taka zupełna cisza potrafi być czasami krępująca. W związku z tym, należy pamiętać o tej zasadzie, że z pełną buzią się nie rozmawia, należy robić to pomiędzy jednym a drugim kęsem, kiedy nie przeżuwamy już jedzenia. Należy także pamiętać, żeby nie rozmawiać zbyt głośno.

Gdy impreza dobiega końca, gospodarz powinien opuścić ją jako ostatni, żegnając wszystkich gości i dziękując za przybycie oraz miele spędzony czas.